Avainapteekki asiakasrekisterin tietosuojaseloste

AVAINAPTEEKKI VIHDIN 1. APTEEKIN AVAINASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

Tässä asiakirjassa selvitetään muun muassa rekisterinpitäjän yhteystiedot, rekisteröityjen henkilöiden

oikeudet, rekisteriin tallennettavat henkilötiedot ja tietojen tallentamisen tarkoitus sekä tietojen

suojaamisen ja luovuttamisen periaatteet. Henkilötietorekistereistä tulee laatia rekisteriselosteet nojaten

henkilötietolakiin sekä Euroopan Unionin yleiseen tietosuoja- asetukseen. Tämä tietosuojaseloste toimii

laajennettuna rekisteriselosteena, ja se pidetään yrityksen tiloissa vapaasti saatavilla. Jokaisen rekisteriin

rekisteröidyn henkilön on syytä tutustua huolella tähän tietosuojaselosteeseen.

SISÄLLYS

1 Rekisterin nimi

2 Rekisterinpitäjä

3 Rekisterin yhteyshenkilö

4 Apteekin Tietosuojavastaava

5 Rekisterin julkisuus

6 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

7 Rekisterin tietosisältö

8 Säännönmukaiset tietolähteet

9 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

10 Tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

11 Rekisterin suojauksen periaatteet

12 Tarkastusoikeus

13 Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista

14 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

15 Rekisteriin tallennettavien informointi

16 Tietojen poistaminen ja säilytysaika

17 Tietosuojaselosteen hyväksyntä

1 REKISTERIN NIMI

Vihdin 1. apteekin Avainasiakasrekisteri (myöhemmin ”Rekisteri”).

2 REKISTERINPITÄJÄ

Rekisteriä pitää Vihdin 1. apteekki (myöhemmin ”Apteekki”). Yhteystiedot:

Helsingintie 26a, 03400 Vihti

(09) 2247 220; vihdin.apteekki@apteekit.net

3 REKISTERIN YHTEYSHENKILÖ

Rekisteriin liittyvissä kysymyksissä ja muissa rekisteriä koskevissa asioissa tulee ottaa yhteyttä apteekkari

Sari Westermarckiin.

Yhteystiedot:

Helsingintie 26 a, 03400 Vihti

(09) 2247 220

vihdin.apteekki@apteekit.net

4 APTEEKIN TIETOSUOJAVASTAAVA

Apteekin tietosuojavastaavana toimii Anniina Johansson.

5 REKISTERIN JULKISUUS

Rekisterin sisältämät tiedot on rajoitettu yrityksen tiedoiksi ja ne ovat saatavilla vain Apteekin

määrittelemille valtuutetuille käyttäjille.

6 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen.

Apteekki käsittelee henkilötietoja henkilön allekirjoittaman avainasiakassopimuksen, avainasiakkaan

antaman suostumuksen tai oikeutetun etumme perusteella, tuottaaksemme sinulle avainasiakaspalvelun

sekä kehittääksemme asiakkuutta ja palveluita ja hoitaaksemme asiakassuhdetta.

Kun liityt avainasiakkaaksi allekirjoittamalla avainasiakassopimuksen, pyydämme sinulta suostumusta

markkinointiin koskien Vihdin 1. apteekin tiedotteita ja tarjouksia. Markkinointi tapahtuu pääasiassa

sähköpostin välityksellä.

Rekisterin tarkoitus on Vihdin 1. apteekin avainasiakasrekisterin ylläpito. Rekisterin tarkoitus on nopeuttaa

ja helpottaa avainasiakkaiden asiointia apteekissa. Rekisteriä käytetään erilaisten

markkinointitoimenpiteiden yhteydessä, joita voi olla markkinoinnin kohdentaminen, sähköpostiviesti,

kirje, tekstiviesti ja muut markkinointiviestit. Avainasiakasrekisterin avulla seuraamme asiakkaan

ostokertymää, jonka perusteella hän saa erikseen avainasiakassopimuksessa määritetyistä ostoistaan

alennuksia. Järjestelmä mahdollistaa myös mahdollisten muiden avainasiakasetujen tarjoamisen.

Vihdin 1. apteekki viestii avainasiakkailleen kampanjoista ja tarjouksista myös Avainapteekkien yhteisesti

omistaman yhteistoimintayrityksen Avainapteekit Oy:n tarjoaman palvelun kautta. Viestiminen tapahtuu

sähköpostitse. Asioinnin yhteydessä kertyviä osto- ja asiointitietoja voidaan hyödyntää markkinoinnin

kohdentamisessa myös Avainapteekit Oy:n tietojärjestelmiä hyväksi käyttäen. Avainasiakastietoja

käsitellään asiakkaan asioinnin yhteydessä, markkinointitoimenpiteiden yhteydessä ja muihin asiakkuuteen

liittyvien toimenpiteiden yhteydessä.

Avainapteekit Oy toimii apteekin ja koko Avainapteekitketjun sähköisen avainasiakasviestintäjärjestelmän

ylläpitäjänä. Avainapteekit Oy toimii apteekin alihankkijana avainasiakasohjelman teknisen toteutuksen

osalta ja on näin ollen tietosuojalainsäädännön tarkoittama henkilötietojen käsittelijä.

Liittyessäsi avainasiakasohjelmaamme Avainapteekit Oy:n ylläpitämien internet-sivujen välityksellä,

pyydämme sinulta suostumustasi henkilötietojesi käsittelemiseksi. Kysymme samalla, saammeko lähettää

sinulle mainoksia sähköpostitse tai muulla tavalla. Voit peruuttaa nämä suostumukset henkilötietojesi

käsittelemiseksi milloin tahansa.

Käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi ja oikeutetun etumme perusteella tiedottaaksemme sinulle

palveluistamme ja niihin liittyvistä ajankohtaisista asioista.

Apteekki säilyttää avainasiakkaiden henkilötietoja toistaiseksi. Apteekki sitoutuu poistamaan henkilötiedot

rekisteristä, jos asiakas purkaa avainasiakassopimuksen. Apteekki säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin se

on henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi tarpeellista.

7 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Avainasiakasrekisteriin kerätään seuraavia henkilötietoja

Liittyessäsi avainasiakkaaksi sinulta kerätään seuraavia henkilötietoja:

Rekisteröidyn nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.

Avainasiakasohjelmaan liittyvät tiedot: asiakasnumero, avainasiakasohjelman hyödyntämiseen liittyvät

tiedot, tiedot koskien aiemmin ostamiasi reseptivapaita lääkkeitä sekä mieltymyksiäsi niihin liittyen, tiedot

koskien antamiasi suostumuksia henkilötietojesi käsittelyyn.

8 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisteröidyn allekirjoittama avainasiakassopimuslomake ja Avainapteekit Oy:n ylläpitämän

internetsovelluksen kautta tapahtuva liittyminen.

9 TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Avainasiakasrekisterin tietojen säännönmukaista luovutusta ei tehdä. Tietojen luovutus tehdään

tarvittaessa tarkan harkinnan varaisesti yrityksen toiminnan kannalta näin vaativissa tilanteissa esim.

omistajan vaihdoksen yhteydessä.

Apteekki luovuttaa yksittäistapauksessa asiakkaan tai sidosryhmän tiedot osoitetulle osapuolelle, jos

asianomainen pyytää Apteekkia toimimaan edellä mainitulla tavalla tai jos lainsäädäntöön perustuen

lainvoimainen viranomainen vaatii Apteekkia luovuttamaan erikseen yksilöidyn tiedon Apteekin hallussa

olevasta tietokannasta.

10 TIETOJEN SIIRTO KOLMANTEEN MAAHAN TAI KANSAINVÄLISELLE JÄRJESTÖLLE

Apteekki ei siirrä Apteekin hallussa olevia tietoja kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle.

Kaikki henkilötiedot säilytetään ja niitä käsitellään palvelimilla, jotka sijaitsevat Euroopan unionin alueella.

11 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Apteekki ottaa huomioon henkilörekisterin suojauksessa teknisen turvallisuuden ja hallinnolliset sekä

tietotekniset vaatimukset. Apteekki suojaa Rekisterin perustuen suorittamansa riskiarvioinnin tuloksiin.

Apteekin tietosuojavastaava osallistuu riskien arviointiprosessiin ja antaa puolueettoman lausunnon

lopullisesta päätöksestä tietojen suojaamisen osalta, jota Apteekki noudattaa.

Manuaalinen aineisto: Avainasiakaslomakkeet säilytetään apteekissa tiloissa, joihin ulkopuolisten pääsy on

kokonaan kielletty. Vain erikseen nimetyt henkilöt pääsevät niihin käsiksi. Tiedot hävitetään apteekin

tietoturvaohjeen mukaisesti.

Digitaalinen aineisto: Digitaalinen aineisto säilytetään apteekin tietojärjestelmätoimittajan ylläpitämässä

järjestelmässä palvelimella. Aineisto on suojattu asianmukaisella ja ajantasaisella virustorjuntaohjelmalla ja

palomuurilla.

Avainapteekit Oy:n osalta kaikki henkilötiedot säilytetään ja niitä käsitellään palvelimilla, jotka sijaitsevat

Euroopan unionin alueella. Kaikki tietosi ovat suojattuja yleisesti hyväksyttyjen toimialastandardien

mukaisesti, mutta tietojen siirtäminen internetin välityksellä ei valitettavasti ikinä ole täysin turvallista,

joten emme voi taata siirtyneen tiedon eheyttä sadan prosentin varmuudella. Suojelemme kuitenkin

järjestelmämme teknisin ja hallinnollisin menetelmin luvatonta käyttöä ja tietojen tuhoamista vastaan

lähettämällä tietoja vain salatussa muodossa. Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen

palveluiden tarjoamiseksi avainasiakasohjelman yhteydessä. Tietojen käsittelyn päätyttyä poistamme

tietosi, elleivät lait ja säännökset nimenomaisesti vaadi meitä säilyttämään tietoja pidempään.

12 TARKASTUSOIKEUS

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on

riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja

tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna

Rekisterinpitäjälle, mieluiten selosteen mukaiselle Rekisterin yhteyshenkilölle tai Apteekin

tietosuojavastaavalle.

Tarkistuspyynnön yhteydessä tulee varmistua tietoja kysyvän henkilöllisyydestä ja tämä tapahtuu

esittämällä henkilöllisyystodistus.

13 OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA JA POISTAMISTA

Rekisteröity voi milloin vain tarkistaa tai pyytää korjausta, päivitystä tai muutosta henkilötietoihinsa sekä

vaatia niiden poistamista rekisteristämme. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta

velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Tietosuojavastaava johtaa toimenpiteen

käsittelyä. Huomattava on kuitenkin, että osan henkilötiedoista poistaminen voi johtaa siihen, että

avainasiakkuuden perusteella myönnettävät etuudet eivät enää ole käytettävissäsi.

Korjaamis- tai poistamispyynnön esittävän henkilöllisyydestä tulee varmistua. Henkilöllisyyden

varmistaminen tapahtuu esittämällä henkilöllisyystodistus apteekissa.

Jos haluat pyytää tietojesi korjaamista, ole yhteydessä tämän selosteen alussa mainittuun rekisteristä

vastaavaan henkilöön.

14 MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus

saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti

käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia.

Sikäli kuin rekisteröity ei ole tyytyväinen tapaan, jolla olemme käsitelleet henkilötietoja, hän voi koska

tahansa ottaa yhteyttä kansalliseen valvontaviranomaiseen (Suomessa tietosuojavaltuutettu, jonka

yhteystiedot löytyvät osoitteesta http://www.tietosuoja.fi ) asian ratkaisemiseksi.

Avainasiakasohjelmaan voivat liittyä vain yli 18-vuotiaat täysivaltaiset henkilöt.

15 REKISTERIIN TALLENNETTAVIEN INFORMOINTI

Avainasiakkaaksi liittymisen yhteydessä tarjoamme nähtäväksi tämän tietosuojaselosteen.

Pyydämme rekisteröityä huomioimaan, että saatamme joutua aika ajoin päivittämään tämän selosteen

sisältöä informoimatta päivityksistä rekisteröidyille henkilökohtaisesti.

Ajantasainen versio selosteesta on aina nähtävillä internetosoitteessa www.vihdinapteekki.fi ja saatavilla

apteekin henkilökunnalta.

16 TIETOJEN POISTAMINEN JA SÄILYTYSAIKA

Apteekki poistaa rekisteristä asiakkaan tiedot, kun tietojen käsitellylle ei ole enää liiketoiminnallista

perustetta tai jos asianomainen itse lakiin perustuen vaatii Apteekkia poistamaan häntä koskevat tiedot.

Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos poistamiselle on laillinen este.

Apteekki säilyttää avainasiakkaiden henkilötietoja toistaiseksi. Apteekki sitoutuu poistamaan henkilötiedot

rekisteristä, jos asiakas purkaa avainasiakassopimuksen. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos poistamiselle on

laillinen este.

17 TIETOSUOJASELOSTEEN HYVÄKSYNTÄ

Tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 29.4.2021.